تحریر دفاتر قانونی چیست؟

تحریر دفاتر قانونی در اهر از کارهای مستمر و بسیار مهم هر حسابدار است. حسابدار باید کلیه رویدادهای مالی را پس از ثبت در اسناد حسابداری به دفتر حسابداری منتقل کند.

تحریر دفاتر قانونی(مالیاتی)یکی از مسائل مهمی هست که بایستی هر حسابدار با آن آشنایی کامل داشته باشد.اکثر حسابدارها فکر می‌کنند که نوشتن دفاتر کار سختی باشد ولی با کمی دقت به ریزه‌کاری‌های قانونی نحوه تحریر دفاتر، متوجه خواهید شد که آسان و جذاب خواهد بود.

آشنایی با انواع دفاتر قانونی جهت نحوه تحریر دفاتر قانونی

در قوانین محاسبات عمومی تعریف خاصی برای نحوه تحریر دفاتر قانونی در اهر ارائه نشده است اما طبق ماده ۹۵ قانون مالیات های مستقیم می توان تعریفی برای این دفاتر از نظر سازمان امور مالیاتی کشور در نظر گرفت. به طور کلی نوع دفتر قانونی وجود دارد که عبارتند از:

دفتر روزنامه

به دفتری گفته می شود که تمام افراد حقیقی و حقوقی موظف می باشند که عملیات مربوط به امور مالی را طبق اصول پذیرفته شده حسابداری در آن ذکر کنند. از این رو استفاده از دفتر روزنامه واحد و یا دفاتر متعدد برای هر طبقه از حساب ها امکان پذیر می باشد.

دفتر کل

در این دفتر می توان تمام عملیات ثبت شده در دفتر روزنامه را طبق سرفصل های حساب ثبت کرد، به طوری که بتوان از آن حساب سود و ضرر و همچنین درآمد را استخراج کرد.

دفتـر مشترک روزنامه و کل

دفتری که ستونهایی برای ثبت اطلاعات حساب های مختلف دارد، به گونه ای که از آن می توان نتایج کلیه عملیات را به صورت یک جا و در قالب یک حساب سود و زیان و ترازنامه از آن استخراج کرد.

دفتر درآمد و هزینه

این دفتر مربوط به ثبت اطلاعات درآمد و هزینه ها می باشد.

نحوه تحریر دفاتر روزنامه و کل

همانطور که قبل تر توضیح دادیم دفاتر روزنامه و کل برای امور مالیاتی مورد استفاده قرار میگیرند. هر دوی این دفاتر دارای پلمپ و برچسب می‌ باشند.

در صورت آسیب رسیدن به پلمپ و برچسب دفاتر دیگر عرض قانونی نخواهند داشت.

۳ گام مهم تحریر دفاتر قانونی

گام اول: اقدامات مهم قبل از تحریر دفاتر قانونی

نحوه تعدیلات سنواتی، محاسبات ثبتی سود و زیان در سند بستن حساب های موقت، نحوه استخراج سود انباشته سال جاری و انتقال به سود انباشته مندرج در ترازنامه همراه با ثبت صحیح طرف بدهکار و بستانکار، تسلط کامل بر مانده گیری حساب ها طبق طبقه بندی استاندارد تمامی حساب ها، تسلط کامل برایجاد ذخایر کوتاه مدت و بلند مدت مانند ذخیره مالیات عملکرد و ارزش افزوده،محاسبات و صدور سند حسابداری مربوط به عیدی و سنوات در پایان سال ، استعلام طرف حساب های بدهکار و بستانکار و اخذ تاییدیه جهت تطابق.

گام دوم: اقدامات حین تحریر دفاتر قانونی

مهم ترین کار شما در این گام،ثبت کلیه رویداد ها طبق گزارشات سیستم است. شما قبلا در مهلت مقرر دفاتر را دریافت کرده اید و در هر هفته با حوصله و دقت شروع به تحریر دفاتر می کنید. حالا با چندین بار مطالعه ایین نامه به همراه تمرین در دفتر چرک نویس و پیاده سازی کامل گام در مرحله اول باید  مهمترین صورتهای مالی را هم طبق استانداردهای حسابداری بدست اورید.در این مرحله گام آخر انتخاب خودکار مناسب است که پیشنهاد می کنیم اگر برای اولین بار است که وارد دنیای تحریر دفاتر می شود به هیچ عنوان از روان نویس و یا خودنویس استفاده نکنید. و صرفا از خودکارهایی که جوهر پس نمی دهند شروع کنید.

گام سوم: اقدامات بعد از تحریر دفاتر قانونی

در گام آخر هم باید با برنامه ریزی روکش اسناد حسابداری قطعی شده را با ضمائم و پیوست کنترل کنید. تا آماده مرتب سازی فیزیکی در زونکن های شماره دار شوند . همچنین قبل از ابلاغ کارشناس مالیاتی خود می توانید گزارشات فوق را کنترل و آماده کنید : تراز کل و معین چهار ستونی، گزارش موجودی انبار، زونکن صورت مغایرت بانکی ماهانه، گزارش بدهکاران ، گزارش بستانکاران به همراه آگهی های قابل توجه هیات مدیره می باشد.

نکات تحریر دفاتر قانونی

• اعداد همواره در سمت راست نوشته می‌ شوند.
• در دفتر روزنامه رویدادهای مالی باید به‌صورت روزانه ثبت شوند و ظرف مدت ۱۵ روز به سرفصل مربوطه در دفتر کل انتقال یابند.
• جهت جلوگیری از بروز اشتباه در زمان تحریر، بهتر است ابتدا دفاتر را با مداد مشکی تحریر کنید و سپس روی آن با خودکار بنویسید.
• اطلاعات باید روی خطها نوشته شود بدون خط خوردکی و بدون اینکه خطی خالی بماند.
• در صورت بروز اشتباه از تیغ و لاک استفاده نشود.
• خط بعد از ثبت هر رویداد مالی در دفتر روزنامه مخصوص شرح سند می‌ باشد.
• اولین سطر هر صفحه مخصوص نقل از صفحه قبل و آخرین سطر مخصوص نقل به صفحه بعد می‌ باشد در قسمت جمع می‌ بایست جمع ستون بدهکار و بستانکار نوشته شود.
• در صورت بروز اشتباه با خودکار قرمز روی اشتباه را خط کشیده و صحیح آن را با خودکار بالای آن درج شود
• جمع ستون بدهکار و بستانکار باید یکسان شود و زمانی این گونه نیست که کل سند در یک صفحه درج نشود و به صفحه بعد منتقل شود.
• انتهای اسناد در دفتر روزنامه و انتهای حساب  در دفتر کل با یک خط کج بسته شود.
• در دفتر کل گردش حساب بدهکار و بستانکار در انتها درج شده و تفاضل حاصل از این دو به عنوان مانده حساب در زیر عدد بزرگتر درج می‌ گردد و این مانده به ترازنامه منتقل می‌ شود.

نحوه تحریر دفاتر روزنامه

دفتر روزنامه دارای مشخصات زیر می باشد:

• ستون تاریخ
• ستون شرح
• پس از ستون شرح دو ستون دیگر یکی ستون بدهکار و ستون بستانکار قرار دارد.
• قبل از ستون مبلغ بدهکار یک ستون باریک به نام عطف وجود دارد. در ستون عطف دفتر روزنامه جلوی هر حساب شماره صفحه آن حساب در دفتر کل نوشته می شود.